¿Qué tienen en común todas estas situaciones? La empresa convoca especialmente a una cantidad de personas (tanto a su propio personal como a los proveedores, contratistas y/o subcontratistas de la empresa organizadora) para realizar un evento, es decir alguna actividad - convención, visita a la planta, fiesta de fin de año- que no es la que realiza habitualmente.

Y justamente porque no es la habitual, si pasa algo... el seguro no las cubre. Las organizaciones realizan en forma cotidiana una cantidad de actividades que tienen que ver con su razón de ser.

En estos casos, lo más probable es que cuenten con un seguro de responsabilidad civil que cubra cualquier posible contratiempo (cabe señalar que la Responsabilidad Civil busca mantener indemne el patrimonio del Asegurado frente a terceros).

Pero cada vez que llevan a cabo alguna actividad que se sale de lo cotidiano, pueden producirse una cantidad de riesgos que quedarán excluidos en la póliza. Entonces, lo adecuado y conveniente es contratar una extensión del seguro para que incluya estos eventos puntuales. Pero la cuestión no es tan sencilla como parece. Por ejemplo: Para la organización de estas actividades se contrata a un organizador profesional de eventos.

Entonces, ¿quién debe contratar el seguro? ¿Hasta qué punto hay que detallar la actividad? ¿Cómo se la incluye si ésta se repite varias veces en el año, pero no todos los meses? ¿Si se lesiona un proveedor del organizador de eventos, lo debe cubrir este seguro?

En la práctica, la mayoría de los eventos (estimamos que se trata de más del 90%) no cuentan con los seguros pertinentes. Creemos que esto obedece a que tanto las empresas como las personas no visualizan la necesidad de hacerlo, ya que "suponen" que no pasará nada fuera de lo común. Y como contratar los seguros adecuados implica una erogación medianamente importante - al igual que lo que ocurre cuando se suma al equipo de trabajo a los profesionales de Seguridad e Higiene - sólo las grandes empresas (y particularmente cuando llevan a cabo un mega-evento) están dispuestos a tomarlo en cuenta, y pagar por ello.

¿Qué debe estipular el contrato? En el contrato de servicios con el Organizador Profesional de Eventos, debería estipularse quién contratará el seguro y qué características debe tener. Por ejemplo: Quién es el asegurado: a quién se asegura (ya que participan en el evento la empresa contratante, la organizadora del evento y todos los proveedores, contratistas y/o subcontratistas de este último). El ideal es amparar la responsabilidad de todos ellos en la póliza e incluir una cláusula de no repetición (esto evita que la Compañía pague, y luego pida la indemnización de una de las partes). Qué tipo de cobertura se le brindará: idealmente se deben cubrir los bienes del evento, ya sean propios o de terceros.

Quién es "el tercero": para eliminar dudas o posibles discusiones, es importante que la póliza defina claramente quién es "tercero" a cubrir. Tanto los participantes como todas las partes involucradas deben ser consideradas terceros. Dado el vínculo jurídico que los une, es conveniente incluir una cláusula denominada RC cruzada, en la cual se manifieste esta condición a los efectos de la cobertura.

Quién es el responsable de contratar el seguro: este es un tema que deberá surgir del contrato de organización del evento. No obstante, es un aspecto que cada parte debe revisar, ya que todos están expuestos por el principio de Responsabilidad Civil Objetiva, la cual responsabiliza solidariamente a todas las partes.

Es importante revisar la calidad de la Aseguradora, que el seguro esté pago y que no pueda ser anulado sin conocimiento previo de la otra parte. Para evitar tantos "dimes y diretes", por practicidad se sugiere que los Seguros sean contratados por una de las partes (idealmente, el organizador del evento) y que el mismo ampare a todos.

Cuáles son las particularidades, en materia de:

Alimentos: esta extensión de cobertura ampara la responsabilidad por el "suministro de alimentos" que se realice durante la actividad.

Mala praxis incidental: cuando los eventos se realizan fuera de la empresa, son multitudinarios o implican algún tipo de actividad física fuera de la tradicional (como en el caso de una jornada outdoor), generalmente se contrata asistencia médica. Esta cobertura ampara los casos en los que, brindando primeros auxilios, el servicio médico puede realizar una "mala praxis incidental".

Bienes bajo cuidado (equipos, objetos de terceros): cubre al Asegurado por su responsabilidad para con los bienes que obran bajo su cuidado, custodia y control (por ejemplo, equipos de música del DJ en poder del organizador). ¿Qué hay que observar? Lo más importante a tener en cuenta sobre los seguros en un evento, es que si bien la empresa puede tener una póliza que le cubra todas las actividades habituales, cuando realiza alguna actividad fuera de lo común, justamente como las mencionadas más arriba, el seguro no se extiende en forma automática. Y para la organización es fundamental cubrirse cuando realiza este tipo de actividades, porque aunque se tomen todos los recaudos, por ejemplo en cuanto a la seguridad de los traslados, la organización profesional de la actividad, el buen estado de la comida y la higiene en su manipulación, o el profesionalismo de quienes están a cargo, siempre pueden surgir imprevistos que generen una situación problemática, durante la actividad o como consecuencia de ella (como una intoxicación, por caso).

También hay muchísimos ejemplos y anécdotas de "imponderables", que a último momento trastocan los planes mejor armados: desde factores climáticos que obligan a modificar el espacio donde se realizará la actividad, hasta un accidente de tránsito al dirigirse o regresar de ella (lo cual se considera un accidente de trabajo).

*Artículo enviado por Marc Herzfeld (Director Ejecutivo de ALEA, Broker de Seguros S.A.) y Marcelo Gordín (Director General de Énfasis Eventos + Contenidos)