Seamos claros: el gestor de viajes gestiona billetes de avión y reservas de hotel…
En absoluto. Define una estrategia de viajes, una política de compra de viajes y procesos para asegurar su puesta en práctica. Negocia con los proveedores y define una manera de ahorrar en viajes. El billetaje se puede hacer por Internet o se externaliza a una agencia de viajes, ¡así que el papel del travel manager va mucho más allá!

Vale, ¿entonces reductores de costes?
Tampoco, aunque el control de costes es muy importante en nuestra labor. Somos responsables de la calidad y efectividad del viaje, tanto como de su coste. Si un viajero está perdido en otra ciudad sin poder regresar, si se le roba todo, si tiene un problema para reorganizar su viaje, nuestra labor es asegurar que su viaje vaya bien, contratando a los proveedores idóneos. Este papel es estratégico. La compra de viajes es el tercer gasto para las empresas, tras el personal y la I&D. Merece que se defina una estrategia clara. De hecho, idealmente el gestor de viajes está en contacto directo con la dirección general para asegurar que la política de viajes ayude al cumplimiento de los objetivos del negocio.

Vale, compro. ¿Y esta percepción va calando?
Con la crisis, mucha gente se ha dado cuenta de lo que aportamos. Antes, muchos travel managers no tenían su partida de presupuesto, en lo que se refiere a los congresos e incentivos, sino que cada departamento tenía su propio presupuesto y no lo quería dejar escapar. Con la mala economía, muchos se dan cuenta de que la ayuda del travel manager es muy valiosa: les descarga trabajo, les permite ahorrar y lse aporta asesoramiento para que el viaje transcurra bien.

La compra de viajes es el tercer gasto para las empresas, y merece una estrategia clara

¿Crisis buena?
Ha tenido este impacto positivo, pero también ha llevado a muchas empresas sólo a recortar los costes sin más, mirando sólo el precio y no el conjunto: costes extras (si un hotel está lejos del lugar de la reunión), tiempo perdido, ruido en el hotel que hace que el viajero duerma mal… Es importante analizar el coste pero también temas de calidad y efectividad, y con la crisis, esto cuesta.

En vuestro último congreso, se comentó mucho la dificultad de hacer cumplir las políticas de viaje definidas. ¿Tan complicado es?
Así es. La primera clave para economizar es la antelación en la reserva, pero en España cuesta muchísimo. También cuesta mucho que se cumplan las políticas de compras de billetes. En muchos casos, la excepción empieza desde el alto directivo, o porque el superior del viajero autoriza excepciones a la política de viajes que existe.

¿Los travel managers tienen un papel en eventos, segura?
Los incentivos y convenciones son muy diferentes del día a día, pero el travel manager conoce mejor que nadie todo el mundo que comprende las compañías aéreas, hoteles, agencias de viajes, organizadores de eventos, etc. Puede aportar mucho. Dicho esto, aunque no tiene que decidir nada en cuanto a qué se comunicará en la convención, es el ejecutor que ayuda a organizar. Marketing o ventas es el cliente interno, que sabe lo que quiere conseguir y cómo comunicarlo. Pero para toda la gestión del viaje, congreso o incentivo el travel manager puede ayudar mucho.

Es importante analizar el coste pero también la calidad y efectividad de los viajes, y con la crisis, esto cuesta

IBTA parece ser imparable estos días. ¿Segunda juventud tras 20 años?
No sé… pero es verdad es que la asociación va bien. Somos desde hace unos meses miembros fundadores de la NBTA Europe, la rama europea de la gran asociación de gestores de viajes norteamericana. También hemos profesionalizado nuestro funcionamiento contratando a una empresa, Sponsorship & Events, para gestionar la secretaría. Y nuestro último congreso en enero ha congregado a 200 personas y fue un gran éxito.

¿Un deseo?
Que las empresas entiendan que el business travel no es un coste sino una inversión. La empresa que viaja consigue beneficios: ventas, relaciones, conocimiento del mercado…