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Sé un éxito en las expos (parte II)

Por Felipe Reyes

Como empresario debes extremar precauciones a la hora de decidir en qué expos participar, si no lo haces de forma adecuada y en la que vaya de acuerdo a tus metas y necesidades, tú y tu empresa pueden ‘venirse a pique’ y nunca recuperar la inversión

En la pasada entrega hablábamos de algunos puntos básicos que debemos tomar en cuenta cuando nuestra empresa decide participar en un evento tipo feria o exposición. Continuamos con otras recomendaciones que podrían ser de utilidad para alcanzar los objetivos de nuestra participación.

Las ferias y exposiciones son herramientas de comunicación y tienen el poder de dar, en unos cuantos segundos, una impresión de la empresa en cuestión. Por ello, cada detalle, cada elemento y cada persona que en él se involucre, deben estar cuidadosamente planeado y con un sentido.

Por ello, no sólo es importante saber qué colocar en el stand, debes considerar también en qué eventos puedes o debes participar. No todos los eventos son para tu empresa, y no todos los eventos te van a significar un retorno de la inversión de forma inmediata.

Algunas recomendaciones para elegir en qué expos sí participar:

1. Reconocimiento y posicionamiento del organizador del evento. Es fundamental no sólo decidir por el precio del stand, sino por la capacidad de quien está detrás, organizando. Cada año surgen eventos en todo el País, que, así como nacen, desaparecen y si no te pones atento, también tu inversión con ellos.

2. Fechas del evento. Puede ser que julio y agosto sean meses muy buenos en cuanto a costos mínimos para exponer, pero puede ser también que las fechas no coincidan con tu producción, o que simplemente tu mercado meta esté de vacaciones en la playa y tu stand vacío.

3. Permanencia del evento. Importante: hay eventos que en su primera edición son exitosos, y generalmente lo notas desde la forma en que tienen su página web, la imagen del evento, la atención, el cumplimiento de los compromisos. Sin embargo, antes de arriesgarte revisa que el evento tenga una continuidad y que sea un referente en tu sector.

4. Tipo y cantidad de visitantes. Ojo, aquí tenemos algo fundamental: hay expos o ferias que apuestan a la asistencia masiva de visitantes, esto por ende y por probabilidad significará que al menos un 10% de ellos te compren. Sí puede ser tentadora la oferta, pero si lo que tú ofreces es un producto o servicio muy especializado, quizás deberías replantearte la participación de tu empresa en el evento. Siempre debes cuidar que haya un mínimo de visitantes y de un nivel acorde a tu empresa, así como al producto, ¿y cómo lo puedes saber?, pidiendo referencias a otros expositores y solicitando los números de asistencia al organizador.

5. Cuenta con servicios complementarios. Si el evento es especializado y éste cuenta con encuentros de negocios, además del posible impacto que tengas con los visitantes, puedes tener todavía más posibilidades si participas en rondas de negocios con compradores. Igual, si la exposición cuenta con un programa de conferencias acorde al tipo de evento y con ponentes y temas de interés, esto ayudará a que el evento tenga mayor asistencia, pero no te confíes, aun así, tú tienes que hacer tu labor de prospección y venta para atraer al público a tu stand.

Lo fundamental en una exposición es el trabajo coordinado entre el organizador, tus proveedores, tu gente y empleados, pues sólo así se obtienen resultados favorables, recuerda: una feria o exposición es una herramienta del marketing y si las usas de forma responsable tendrás un escaparate que muchas empresas no saben utilizar y eso te dará una ventaja competitiva.

Felipe Reyes Barragán

Director

Perceptio Relaciones públicas, protocolo y eventos.
felipe@reyesbarragan.com
www.reyesbarragan.com

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Publicado el 30 de Junio de 2016


¿Cómo participar con éxito en una expo o feria? Sé un éxito en las expos (Parte I)

Por Felipe Reyes

Si tu empresa asiste a congresos, ferias, exposiciones y convenciones, la participación debe estar bien planeada de acuerdo a sus objetivos y metas

Desde hace años atrás, la industria de las exposiciones y ferias especializadas y de consumo está en crecimiento y sobre todo, se está profesionalizando cada vez más.

Es bien sabido que las ferias y exposiciones son una gran herramienta para las empresas y por ello tenemos diferentes clasificaciones en cuanto a eventos profesionales se refiere. Cada una de ellas (ferias y exposiciones) persigue fines diferentes, y por ende, recibe distintos tipos de expositores y a su vez, cada uno de ellos establece objetivos basados en la estrategia que los ha motivado para estar en esa exposición, ya sea desde promoción, posicionamiento, lanzamiento de productos o venta directa.

Pero donde todos coinciden es en el uso de stands que bien pueden ser ya armados o hechos en el momento, muchos de ellos llegan a ser impactantes y espectaculares y otros, sólo son un par de sillas y mesas.

Lo más interesante es que muchas veces el stand más simple logra cumplir con los objetivos y el stand más novedoso sólo queda en eso, en novedoso.

¿A qué se debe? Hay muchas razones, pero por lo general es que se cometen algunos errores que, de tan comunes, dejamos de notarlos, hoy, en esta primera entrega, compartiremos algunos de ellos para que tomes nota:

1. No definir para qué estamos en la exposición. No es lo mismo estar presente para vender todo el stock que tenemos en bodega a querer obtener base de datos de prospectos. En el primer caso, lo que necesitamos es espacio y que este sea funcional, no requerimos mucho, por supuesto, cuidando la imagen institucional. En el segundo caso, si lo que queremos es recabar la información de quien asiste, entonces tenemos que tener el lugar acondicionado para recibirlos, atenderlos y entonces sí, recabar y capturar la información mediante el dispositivo de nuestra preferencia.

2. Elegir el mejor diseño del stand basados en nuestro objetivo, en el tipo de evento, en el perfil de los asistentes y de los expositores. Parece obvio, pero si estamos vendiendo un producto de costo elevado debemos ser congruentes con el espacio donde lo estamos ofreciendo.

3. Ponte en el lugar de tus visitantes y prospectos, imagina que ellos quieren llegar a tu stand, muchas veces, usamos elementos que pueden ser una barrera u obstáculo. Por ejemplo, puede ser que tengas a la edecán más guapa de todo el expo, y seguramente tendrás mucha gente afuera de tu stand para verla o tomarse la foto, pero ojo, tus prospectos reales preferirán darse la vuelta antes de tener que sortear esos elementos; al término de la exposición habrás perdido cientos de contactos potenciales.

4. Establece el mejor mecanismo para recabar la información de tus clientes, clasifícala en el momento, no lo dejes para después, y sobre todo dale seguimiento, muchos negocios pueden cerrarse ahí mismo, pero la gran mayoría implica un segundo contacto que muchas veces no se da porque quien estaba en el stand no capturo o perdió la información.

5. El stand es al final imagen de tu empresa, por ello elige a los mejores representantes para que estén durante la exposición. Elige sobre todo a quien conozca de la A a la Z los productos o servicios, a quien tenga habilidades de comunicación y, sobre todo, a quien tenga un fuerte lazo con la empresa que representa. Por lo general tenemos sólo 10 segundos para impactar, si tu representante no lo logra tendrás que invertir más en volver a captar la atención de él. No siempre lo lograrás.

En la segunda entrega hablaremos de otros errores a evitar.

Felipe Reyes Barragán

Director

Perceptio Relaciones públicas, protocolo y eventos.
felipe@reyesbarragan.com
www.reyesbarragan.com

Popularity: 26%

Publicado el 23 de Junio de 2016


Factores a considerar en el posible número de asistentes a un evento

Por Felipe Reyes

Cuando organizamos un evento deseamos que asistan todas las personas que hemos considerado, es como el sueño dorado de cualquier organizador, es más , si hacemos una encuesta seguro esta etapa es la que más nervios nos puede dar, pues si bien hay maneras de estimar cuanta gente asistirá o no a una actividad, lo cierto es que aun así hay cierto margen de personas que a pesar de tener todo a su favor no asistirán al mismo evento solo porque sí.

¿Complicado no?

Y bueno, a menos que vayamos por cada una de ellas y las llevemos, no hay manera de asegurar que el 100% de la lista de invitados se palomee con todos ellos, pero si hay, en cambio, algunos factores que si lo consideremos, podrían darnos cierta tranquilidad.

1.- Aviso con anticipación. Este punto en si es todo un arte, pues hay que avisar con el tiempo preciso, no antes, no después.

2.-Cercanía de la sede. Si para ir al evento tenemos que viajar o hacer traslados muy largos, es posible que algunos prospectos ya no asistan y menos si no tienen las condiciones necesarias para hacerlo.

3.-Fechas. Cuidado, revisa que al menos los eventos donde asistirán los mismos invitados no coincidan el mismo día. Esto aunque simple es  el principal error, no revisamos agenda común  y por ende, tenemos en mismo fin 3 o 4 eventos parecidos.

4.-Que quien invite sea reconocido o tenga cierto poder de convocatoria.  Hoy en día, la figura del vocero, líder o representante cobra más fuerza, y no siempre es una persona, puede ser desde una institución o empresa que tenga cierto posicionamiento y por ende la gente desee asistir.

@FelipeReyes_B

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Publicado el 24 de Noviembre de 2014


Pasos básicos en la organización de un evento. Definir el concepto

Por Felipe Reyes

Definir de forma clara, sencilla y eficaz el concepto de un evento es uno de los procesos claves que incidirán en todo el camino desde la planeación hasta el cierre del mismo, el resultado será, seguramente, un evento especial y único.

¿Complicado? No tanto, si sigues el método de las 5 ws:

1.- ¿Por qué (Why) se realizará el evento? Importante justificar por qué queremos hacer el evento y sobre todo, si vale la pena y es viable

2.- ¿Quiénes (Who) están implicados en el evento? Tomate tu tiempo y define todos tus públicos, internos y externos, cuando sepas quienes son, ahora define que quieren ellos y que quieres tú de ellos.

3.- ¿Cuándo (When) es la fecha del evento?  Define la mejor fecha en la que puede ser realizado el evento, quieres hacer una fiesta al aire libre y por la noche… quizás debes pensar si diciembre en una zona fría sea buena idea.

Pero sobre todo, cuando tienes claras las fechas, sabrás el tiempo “real” con el que cuentas para todo el proceso que conlleva organizar un evento.

4.- ¿Dónde (Where) realizar el evento? Elegir el lugar adecuado para el tipo de público, para lograr el objetivo deseado y para que haya una relación entre tiempo, espacio y motivo te ayudara en mucho y si, quitara de ti esa sensación de no tener claro donde estarás realizando el evento.

5.- ¿Qué (What) sucederá en el evento o de que trata? Esta pregunta es fundamental, tomate tu tiempo, pues si la respondes a la ligera, tendrás que las anteriores “ws” estarán desarticuladas y no habrá una relación entre una y otra.

Imagina, articula y realiza.

@FelipeReyes_B

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Publicado el 24 de Noviembre de 2014


5 razones de peso por las cuales debes estar al día en el uso de tecnología en la organización de eventos

Por Felipe Reyes

La presencia de las redes sociales, de la web y de los diversos programas y herramientas como la iluminación led, el mapping, los códigos QR, o las apps de registro móvil ente otras,  que hoy en día existen y los que están por salir, implica pensar y organizar los eventos con un enfoque integrador, que haga uso de estas tecnologías en los distintos procesos y momentos de un evento, no solo por tendencia, si no por el ahorro en tiempo y por el alcance que nuestro evento puede tener.

¿Y cómo podemos hacerlo?

1. Redes sociales, no somos como herramienta de  promoción y difusión, si no como herramienta de integración y planificación. Pensar que usarlas para indagar con los asistentes que tipo de platillo desean no es descabellado y puede generar grandes resultados en la experiencia del asistente.

2. Complementar la experiencia previa y posterior de un evento tipo congreso por ejemplo, con e-meetings previas al evento para generar networking y días después de terminado el evento, armar un webinar para aquellos que no pudieron asistir o bien, como seguimiento a los asistentes.

3. Pago en línea o tiendas de conveniencia. Gran invento, ahora, quienes no queremos ir al banco por lo que esto implica, podemos ir a la tienda de la esquina, dar el número de cuenta del evento y así, en tiempo real, se acredita el pago y facilitamos el proceso de inscripción.

4. La información que se genera, en el mismo momento que se presenta, puede ser distribuida en tiempo real a los asistentes y ser guardada en la nube para su posterior búsqueda. Olvidemos los CDs.

5. Por último, hay que pensar y planear más allá de lo habitual, si tenemos la tecnología, y podemos hacer eventos dinámicos, interactivos y de rápido aprendizaje, porque insistir en hacer todos los eventos igual? Si es una conferencia con un experto, ¿porque hacerla bajo el esquema de 1 hora de dialogo y 15 min de preguntas? No sería mejor un dialogo de 15 min y preguntas por una hora?

¿A dónde queremos llegar?  Lo ideal es organizar actos más impactantes de forma más ágil y eficaz, creando emociones y experiencias, ni más, ni menos

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Publicado el 19 de Noviembre de 2014


Al final, no funciona…

Por Eric Mottard

Resulta divertido observar a qué punto nuestro mercado (¿nuestro mundo?) bautiza una innovación como la panacea, la que invadirá nuestra vida y nuestros eventos… para enterrarla unos meses más tarde.

- ¿Marketing 360 grados? Era el camino obvio hace unos años, y ahora se empiezan a oir voces enterrando el marketing 360 como algo a la vez evidente a irrealista.

- ¿Otro ejemplo? Strategic Meeting Management, el hecho de definir una estrategia y procesos para optimizar el portafolio de eventos de la empresa. Era el futuro… y hoy empezamos a oír que al final estos proyectos son demasiado complicados, e irrealistas.

- ¿La viralidad? Todo el mundo la buscaba como el Santo Grial, y hoy no vemos una agencia de comunicación que no declare la viralidad como algo incontrolable, que no puede ser el objetivo de una campaña.

- ¿El pre- y post-? Eran imprescindibles, y hoy se empieza a decir que son imposibles de gestionar, que el asistente antes del evento no tiene interés en entrar en debates online o votar sobre lo que quiere ver en el evento.

Este proceso clásico en dos grandes fases: “1. Va a ser la leche / 2. Al final no funciona” es triste, ilustra la obsesión de nuestro mercado por la sensación más que por el análisis sensato. Y sobre todo, denota un entendimiento muy pobre de la realidad: Pocas cosas vana a ser la leche. Hay pocas revoluciones. Pero muchas cosas cambian, mejoran… Hay muchas evoluciones.

Es preciso no sobre reaccionar en un sentido o en el otro. ¿360? Obviamente nadie puede comprar visibilidad en todos los medios, por supuesto, pero el hecho de pensar en campañas que tienen varios “touch points” con el target es evidente. ¿SMM? Obviamente, un proyecto de Strategic Meeting Management es un horror, proyecto, largo, costoso… pero obviamente también se puede poner un poco de orden en los portafolios de eventos de las grandes empresas aunque no sea con el proyecto completo que dura varios años. ¿Viralidad? Obviamente buscar la ultra viralidad del vídeo mágico en youtube es ilusorio, y no puede ser el brief de una campaña bien pensada… pero obviamente hay que buscar contenidos relevantes que la gente quiera transmitir, y hacer que este reenvío sea fácil…

En fin, no hay muchas revoluciones pero hay muchas evoluciones. No te entusiasmes demasiado con las innovaciones, pero piensa bien en cómo se pueden aplicar. Al final, muchas cosas funcionan si se piensan bien. No las entierres demasiado rápido.

¿Interesado en innovación? El www.eventinnovationsummit.com es para tí: 14 de octubre en Barcelona. Prepárate para un evento de puro “engagement”

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Publicado el 30 de Octubre de 2014


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